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Política de privacidad

Cuando un tercero nos contacta, nos confía su información. Esta Política de privacidad y tratamiento de datos está destinada a ayudar a entender qué datos recopilamos, por qué los recopilamos y qué hacemos con ellos.

OBJETIVO GENERAL

Adoptar políticas y procedimientos para garantizar tratamiento adecuado de datos personales de clientes, proveedores y empleados de Master Química SAS, actividad regida por la ley 1581 de 2012 y las demás normas que regulan la materia de Protección de Datos Personales.

TÉRMINOS DE REFERENCIA

Autorización:

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de Privacidad:

Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos:

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato Personal:

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas 
naturales determinadas o determinables.

Dato Privado:

Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Dato Semiprivado:

Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Dato Público:

Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Sensible:

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento:

Persona Natural o Jurídica, pública o privada que por sí mismo o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular:

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento:

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la 
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transmisión:

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Transferencia:

La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Almacenamiento web del navegador:

El almacenamiento web del navegador permite que los sitios web almacenen datos en un navegador en un dispositivo. Cuando se utiliza en el modo de “almacenamiento local”, permite que los datos se almacenen en todas las sesiones.

Cookie:

Una cookie es un archivo pequeño que contiene una cadena de caracteres que se envía a su computador cuando visita un sitio web. Cuando vuelve a visitar el sitio web, la cookie permite que ese sitio reconozca su navegador. Las cookies pueden almacenar las preferencias del usuario y otro tipo de información. Puede restablecer su navegador para rechazar todas las cookies o para que le indique cuando se envía una cookie. Sin embargo, es posible que algunas características o algunos servicios de sitios web no funcionen adecuadamente sin las cookies.

Etiqueta de Píxel:

Una etiqueta de píxel es un tipo de tecnología presente en un sitio web o en el interior del cuerpo de un correo electrónico y que permite realizar un seguimiento de la actividad de un sitio web, de la apertura de un correo electrónico o del acceso a este.

PRINCIPIOS QUE RIGEN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  1. Legalidad en la materia de tratamiento de los datos: El tratamiento de datos es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en la ley.
  2. Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
  3. Libertad: Hace alusión a que el tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  4. Veracidad o Calidad: Establece que la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
  5. Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
  6. Acceso y circulación restringida: El tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales salvo información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicaciones masivas, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme la ley.
  7. Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  8. Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponde al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Para todos los efectos de esta política el responsable y encargado del tratamiento será Master Química SAS con los siguientes datos:

Razón Social: Master Química SAS
RUT: 860.531.097-2
Dirección: Carrera 58 # 74ª-27, Bogotá, Colombia
Teléfono: +57 (1) 2316377

INFORMACIÓN QUE RECOPILAMOS

Como resultado de nuestras actividades comerciales, recopilamos información pública y personal de clientes, empleados, candidatos y proveedores. Dicha información es recopilada de las siguientes maneras:

Información que clientes, proveedores, empleados y terceros nos proporcionan:

Los titulares de la información nos entregan la información de manera voluntaria y bajo su autorización de tratamiento. Al ponerse en contacto con nosotros quedan registrados datos como nombres, teléfono, dirección de correo electrónico, dirección física, ocupación, lugar de trabajo, referencias personales y/o comerciales, fecha de nacimiento, entre otros. A personas que aplican a procesos de selección o laboran en la empresa, es posible que adicionalmente se les soliciten referencias familiares, fotografías y datos biométricos. En nuestras oficinas contamos con cámaras de seguridad cuyas imágenes se guardadas en nuestros servidores por un tiempo definido por seguridad.

Información que obtenemos de su uso de nuestra página web y otros servicios:

Utilizamos varias tecnologías para el tratamiento de los datos de los usuarios que navegan por nuestro sitio web o hacen uso de aplicaciones desarrolladas o proveídas por Master Química SAS, esto puede incluir el uso de cookies, Google analytics y/o tecnologías similares que nos permiten analizar el tráfico, navegabilidad y otras características de la página web y aplicaciones. En nuestra página web y aplicaciones, se encontrará publicada una copia de esta política y se dará aviso a los usuarios que al utilizar y navegar por nuestro sitio web están autorizando la recopilación de la información aquí consignada. En caso de que un usuario no acepte el tratamiento de sus datos conforme esta política deberá abstenerse de navegar y utilizar nuestros sitio web o aplicaciones proveídas por nuestra empresa.

CÓMO UTILIZAMOS LA INFORMACIÓN QUE RECOPILAMOS

Hay diversas formas como utilizamos los datos personales de nuestros clientes, proveedores, empleados y otros terceros con los que tenemos contacto. A continuación, describimos el tratamiento dado a los datos de cada tercero.

Información de clientes y proveedores:

Utilizamos los datos para realizar las tareas comprendidas en nuestra gestión comercial, incluyendo, pero no limitándose únicamente a la generación de pedidos, órdenes de compra, facturación, despacho, aprobación de crédito para el pago de obligaciones con nuestra empresa, entre otros.
Los datos de contacto los utilizamos para mantener una adecuada comunicación con el cliente acerca de pedidos, solicitudes de servicio, servicio posventa, campañas promocionales, novedades de nuestros productos y servicios.
Otros usos de la información son mantener registro sobre Peticiones, quejas y reclamos presentados por los clientes con ocasión de actividades desarrolladas por la compañía y conservar información relacionada con el cumplimiento de las políticas de calidad.
Si el cliente contacta a Master Química, conservaremos un registro de la comunicación para ayudar a solucionar cualquier inquietud que pueda tener. Podremos utilizar la dirección de correo electrónico para informarle sobre nuestros servicios, como para hacerle saber los próximos cambios o mejoras.

Información de empleados y candidatos en proceso de selección:

La información personal de nuestros empleados es utilizada para realizar procesos de pago de nómina, estudios de antecedentes y seguridad, mantener contactos en caso de emergencia, otorgamiento de beneficios laborales tanto legales como extralegales y todo proceso para administrar correctamente la relación laboral por parte de La Empresa con sus colaboradores.
La información de candidatos en procesos de selección se utilizará con el fin de evaluar la idoneidad de los participantes para ocupar las vacantes existentes y sin que la participación en dicho proceso genere para el participante ningún tipo de derecho o prerrogativa, entendiendo obligatorio que cualquier vinculación estará́ condicionada al cumplimiento de las reglas, procedimientos y políticas aplicables sobre la materia que tenga la empresa.
Los empleados podrán informar los datos de sus familiares, incluyendo a sus hijos para recibir beneficios laborales para sus familiares cuando los hubiere. Estos datos, cuando sean de menores de edad se solicitarán bajo la expresa autorización de sus padres o tutores legales en conformidad con la ley.

Información de terceros que nos contacten, visitantes de nuestras instalaciones:

Toda la información solicitada a los visitantes y personas que ingresen a nuestras instalaciones será recopilada con fines de mantener la seguridad y el control de acceso. Adicionalmente, se podrían captar y almacenar imágenes en nuestro circuito cerrado de televisión las cuales se guardarán durante un tiempo establecido en nuestros procedimientos de seguridad. En aquellos lugares donde se haga grabación con video se mostrarán avisos notificándose.

INFORMACIÓN QUE COMPARTIMOS, TRANSMITIMOS O TRANSFERIMOS

En ocasiones, es posible que procesemos y transmitamos la información personal a servidores en varios países de todo el mundo ya sean propiedad nuestra o de terceros autorizados, contando con sistemas que nos permiten restringir el acceso a dichos servidores. Todos los terceros autorizados por Master Química SAS han firmado acuerdos de confidencialidad y aceptación de la presente política de privacidad y tratamiento de datos y se deberán regir por esta.
La empresa nunca transferirá ni comercializará los datos personales recopilados y cobijados por esta política a terceros para fines no comprendidos en esta política ni aquellos no autorizados por la ley.
La transmisión y/o transferencia de datos personales se puede realizar en distintas instancias:

Con consentimiento del titular:

Compartiremos información personal con empresas, organizaciones o individuos fuera de la empresa si tenemos consentimiento expreso para hacerlo. Le solicitaremos al titular que preste su consentimiento para compartir cualquier tipo de información personal confidencial.

Para procesamiento externo:

Proporcionamos información personal a nuestros afiliados u otras empresas o personas de confianza para que la procesen por nosotros, según nuestras instrucciones y conforme a nuestra Política de Privacidad y a cualquier otra medida pertinente de confidencialidad y seguridad.

Por motivos legales:

Compartiremos información personal con empresas, organizaciones e individuos fuera de Máster Química, si esta es solicitada y necesaria para cumplir con las leyes, las reglamentaciones, los procesos legales y/o las exigencias gubernamentales aplicables.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Los titulares de la información tienen los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá́ ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
  3. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que éste les haya dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá́ cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. En ejercicio de los derechos anteriormente listados podrá́ realizar las consultas que resulten pertinentes y realizar los reclamos que entienda necesarios de cara a garantizar el respeto de los mismos.
  7. Los demás derechos que se encuentren contenidos en la normatividad vigente respecto de la materia.

ACCESO, ACTUALIZACIÓN Y ELIMINACIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL

Para acceder, actualizar, corregir o solicitar la eliminación de la información personal recopilada por nosotros, los titulares de los datos podrán realizarlo de diversas formas:

  1. A través del correo electrónico datospersonales@masterquimica.com. Este correo será verificado por el área de Servicio al cliente la cual tendrá que realizar el procedimiento de Actualización, corrección y eliminación de datos personales, no sin antes verificar la identidad del solicitante. La empresa dispondrá de un tiempo de un tiempo de 10 días hábiles para dar respuesta la solicitud. No obstante, por motivos técnicos, como cuando hay datos en servidores de respaldo, copias de seguridad o se requiera de esfuerzos adicionales para la tarea, es posible que la total actualización o eliminación de datos pueda tomar más tiempo, el cual será informado al titular en la respuesta respectiva.
  2. Para aquellos inscritos en nuestras bases de datos de contacto por correo electrónico o SMS, podrán actualizar sus datos y preferencias de contacto o darse de baja por medio de los enlaces que se encuentran en cada comunicación por email o enviando un correo electrónico a datospersonales@masterquimica.com y siguiendo el mismo procedimiento del punto anterior.
  3. Derecho de reclamo: El solicitante podrá reclamar ante la Superintendencia de industria y comercio o la entidad que así lo estipule la ley cuando haya incumplimiento de las solicitudes realizadas en los términos de esta política conforme lo establece la ley.
    Algunos datos no podrán ser objeto de eliminación, cuando se trate de datos públicos o personales que por motivos legales o contractuales se requiera su almacenamiento. Por ejemplo, datos consignados en facturas y documentos financieros que requieren ser conservados por varios años según la ley.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Nos esforzamos en proteger a Master Química, nuestros clientes, proveedores y colaboradores del acceso no autorizado, modificación, divulgación o destrucción no autorizada de la información que poseemos. Las siguientes son algunas de nuestras prácticas de seguridad de la información:

  1. Encriptamos muchos de nuestros servicios y páginas web usando SSL y otras técnicas de seguridad informática.
    Realizamos revisiones periódicas de las formas recopilación, almacenamiento y procesamiento de información, incluidas las medidas de seguridad física, para protegernos del acceso no autorizado a los sistemas de información.
  2. Restringimos el acceso a la información personal a los empleados y contratistas que requieran conocer dicha información para procesarla por nosotros, y nos aseguramos que estén sujetos a estrictas obligaciones contractuales de confidencialidad; objeto por el cual puedan ser sancionados o despedidos si no cumplen con estas obligaciones.
  3. A pesar de todos los esfuerzos de seguridad, en el remoto caso que detectemos algún acceso no autorizado que comprometa los datos personales de los que somos responsables de tratamiento, se seguirá un procedimiento para detectar el origen del problema y se notificará a los titulares afectados. En caso de falla en sistema proveídos por terceros autorizados, Master Química SAS no se hará responsable por la pérdida o mal uso de los datos comprometidos, sin embargo, haremos todos los esfuerzos por notificar a los afectados y mejorar la seguridad de los sistemas.

MODIFICACIONES

Nuestra política de privacidad y tratamiento de datos personales puede modificarse ocasionalmente. No limitaremos los derechos de los titulares sin su consentimiento expreso, ni adoptaremos prácticas que estén fuera de la ley. Adicionalmente, publicaremos cualquier modificación de la presente Política de Privacidad y tratamiento de datos personales en los medios de difusión internos de la compañía, nuestra página web y otros sitios que se dispongan para difundirla. Si las modificaciones son representativas, le enviaremos a los titulares una notificación con un resumen de los cambios relevantes. Asímismo, archivaremos las versiones anteriores de la presente Política para que puedan ser consultadas.